Innovation et Numérique 10.01.2019

Le Pas-de-Calais initie une mutualisation numérique dans le domaine social

Le Département du Pas-de-Calais lance une nouvelle initiative de mutualisation numérique avec le soutien de la Direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication de l’État (DINSIC). A travers une coopération concrète portant sur la prise de rendez-vous dans les Maisons de Santé, l’objectif est de créer un système d’information sécurisé (cloud souverain) dédié aux collectivités : un outil permettant de disposer de services numériques mutualisés qu’elles maîtrisent.

La simplification de la prise de rendez-vous dans les Maisons départementales de santé (MDS) constitue la première brique de la mutualisation numérique entre Départements.

Prise de RDV en ligne : un gain de temps pour tous

La mise en place de ce service est née d’un constat simple : 25% des rendez-vous en MDS dans le Pas-de-Calais ne sont pas honorés. Afin de réduire ce taux, une Startup de Territoire a été lancée en janvier 2018 par le Département avec l’appui de beta.gouv.fr. Elle a travaillé sur le périmètre des permanences de protection maternelle et infantile (PMI) et du Service Social Local (SSL) dans deux MDS à Noeux-les-Mines et Calais qui comptabilisaient pour la seule année 2017 un total de 30 % de rendez-vous vacants pour cause d’oubli, d’événement imprévu, de mauvais horaire ou de problème résolu. Or le temps de traitement administratif de la prise de rendez-vous est élevé, entre 10 et 30 minutes.

Des séries de test ont été menées en mettant en place un système de prise de rendez-vous en ligne, par SMS ou via les services Agendize et Doctolib. Il a été constaté un large recul du taux de rendez-vous non honorés, qui passe de 25% jusqu’à 5% ! Le temps de traitement administratif a également été réduit, permettant de réaffecter le gain de temps de travail des agents. A l’échelle du Département du Pas-de-Calais, cette diminution a été chiffrée et représenterait 5 équivalents temps pleins (ETP) libérés, sur le périmètre des permanences PMI et SSL. Une généralisation à tous les types de rendez-vous en MDS pourrait permettre, sous l’hypothèse d’une réduction de la vacance du même ordre de grandeur, une réaffectation de 25 ETP.

Développement d’une plateforme de prise de RDV adaptée au secteur social

Pourtant, ces solutions toutes faites de télésecrétariat dites « sur étagère » peuvent présenter des limites en termes de fiabilité ou d’inadaptation au champ social. D’où la volonté de disposer d’un outil spécifique de prise de rendez-vous couvrant l’ensemble des activités des MDS (aide sociale à l’enfance, visites à domicile, rendez-vous collectifs…).

Afin d’amortir la charge de développement d’un tel outil, il a été proposé de créer un consortium de Départements adossé à la Caisse des Dépôts et Consignations, garante du bon fonctionnement du système et avec l’appui de la DINSIC sur le plan opérationnel. Les développements seront assurés via une approche Startup d’État et de Territoire pour travailler la partie informatique et la transformation des métiers (formation des agents, changement de process…) et pouvoir à terme étendre la plateforme à d’autres services (CAF, MDPH, etc.).

Plusieurs Départements se sont d’ores et déjà déclarés intéressés pour participer à cette nouvelle initiative.

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